¶ Guía No. 1 Gestores de referencias bibliográficas
Fecha elaboración: 12 de octubre de 2021
¶ Presentación
La gestión de referencias bibliográficas es un ejercicio académico de antaño cuya función principal ha sido la posibilidad de identificar, validar y recuperar las fuentes de información citadas en un documento, así como evitar posibles plagios. Esta gestión requería de la inversión de un tiempo considerable para que cada cita y referencia cumpliera con los requisitos del estilo de citación solicitado, así como con los datos mínimos de identificación de cada fuente. A su vez las referencias quedaban plasmadas en el documento sin la posibilidad de ser compiladas, compartidas y actualizadas con otras personas o instituciones de forma recurrente.
Esta metodología cambió con el surgimiento de los gestores de referencias bibliográficas, permitiendo reducir el tiempo que se invierte en la elaboración de las citas y referencias dada la gran variedad de software disponible para este ejercicio. Sin embargo, muchos investigadores desconocen la diversidad de gestores, su uso o consideraciones al momento de seleccionarlos.
El objetivo de la guía entonces es orientar a los investigadores y personal académico sobre los gestores de referencias bibliográficas a partir de definiciones básicas de su uso y consideraciones generales, por lo que presenta una breve descripción de lo que son los gestores, sus tipos, así como otras posibilidades de uso práctico para los investigadores a través de la integración con otras aplicaciones en el contexto académico. Finalmente se dan recomendaciones generales para tener en cuenta al seleccionar un gestor de referencias bibliográficas.
¶ ¿Qué es un gestor de referencias bibliográficas?
Los Gestores de Referencias Bibliográficas (GRB) son aplicaciones que brindan a los usuarios herramientas para la gestión de sus datos bibliográficos a través de la recolección, almacenamiento, organización, citación, colaboración y visualización. Su uso ha sido predominantemente académico como apoyo a la redacción de documentos, o a otros procesos en las bibliotecas, centros de documentación u otro tipo de unidades de información.
La mayoría de los gestores permiten la gestión de referencias desde la web o a través de la descarga de un aplicativo para escritorio de acuerdo el sistema operativo con el que cuente el usuario. Su función es predominantemente referencial, pero algunos tienen la posibilidad de almacenamiento de archivos.
A través del GRB usted además podrá compartir y visualizar sus publicaciones, crear grupos de trabajo (públicos o privados) para compartir las referencias bibliográficas de una clase o de su área de interés, extraer datos y metadatos bibliográficos, entre otras opciones delimitadas por el tipo de gestor.
¶ Tipos de gestores
En el mercado se ofrecen diversos gestores de referencias, su principal distinción radica en el tipo de licencia para su uso que puede ser: comercial o libre. Aunque actualmente existe una diversidad de gestores, se listan los más reconocidos y sus características generales:
Tabla 1. Comparación características generales GRB
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Nombre |
Propietario y/o desarrollador |
Licencia |
Sistema operativo que soporta |
Enlace de consulta |
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Citavi |
Swiss Academic Software |
Suscripción |
Windows |
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EndNote |
Clarivate |
Suscripción |
Windows, MacOS, iOS App |
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JabRef |
The JabRef team |
Libre |
Windows, MacOS y Linux |
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Mendeley |
Elsevier |
Suscripción |
Windows, MacOS y Linux |
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Paperpile |
Stefan Washietl, Gregorgy Jordan, Andreas Gruber |
Suscripción personal e institucional |
Windows, MacOS y Linux |
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RefWorks |
ProQuest |
Suscripción institucional |
Windows, MacOS, Unix, ChromeOS, BSD |
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Zotero |
Corporation for Digital Scholarship |
Libre |
Windows, MacOS, Linux, Unix |
Si bien existen aplicaciones que generan citas y referencias, estas no cumplen con la funcionalidad descrita en la definición de gestor dado que no permiten la recopilación, almacenamiento, organización y demás características descritas.
¶ ¿Cómo se usa ?
Los gestores apoyan a los autores con la inclusión de citas y referencias en sus documentos de trabajo a partir de la gestión de datos bibliográficos que identifican la fuente de información para su recuperación y uso. También permiten el cambio del estilo de citación y estructura de las referencias de forma automática. Para poder usarlo, los GRB requieren de la suscripción o creación de una cuenta, por lo que se recomienda revisar los términos y condiciones de su uso así como las capacidades y alcance que ofrece. Una vez validado esto, la ejecución del software usualmente puede hacerse a través de la web o a través de la instalación de una aplicación de escritorio o ambas.
Las aplicaciones de escritorio suelen distribuir los paneles de trabajo de acuerdo con el diseño establecido para cada GRB, pero en general contienen un menú inicial básico, un panel de colecciones o carpetas donde verá la estructura jerárquica de cada colección, un panel donde visualizará todos los ítems registrados, y un panel donde podrá visualizar el registro específico de cada ítem. Ver ejemplos de la estructura general de algunos GRB en las figuras 1 a 3.
A continuación se describen las principales características de uso de los GRB:
¶ Recopilar
Cada GRB cuenta con un número de formas de contenido tales como: artículos de revista, libros, capítulos de libro, tesis, etc. Así los datos que se recopilan a través de la extracción se convierten en formas de contenido específicas como las enunciadas anteriormente. En las Figuras 4 y 5 se pueden ver las formas de contenido soportadas por Mendeley, Zotero y CitaVi.
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a)  |
b)  |
| Figura 4. Formas de contenido soportadas por a)Mendeley y b)Zotero | |
Cada forma de contenido cuenta con un conjunto de metadatos de descripción que permiten su interoperabilidad y funcionamiento con otros sistemas de información. En la Figura 6 se muestran dos formas de contenido y el conjunto de metadatos de descripción para cada una:
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| Figura 6. Fichas de descripción Patente y trabajo de arte con metadatos de descripción del GRB Zotero. | |
Así la descarga de datos se realiza de acuerdo con la estructura de datos para su almacenamiento en una forma de contenido específica.
La recopilación de datos bibliográficos en los gestores se da de diferentes formas, el registro manual e individual de cada fuente, la extracción de datos de forma automática en bloque a través de complementos o plugin, la extracción a través de códigos de identificación como el DOI, ISBN u otros identificadores únicos, la importación de datos y la indización de datos desde archivos PDF.
El registro manual e individual de cada fuente se realiza según la estructura de metadatos de descripción, como se mostró en la Figura 6. Fichas de descripción Patente y trabajo de arte. Este registro manual requiere que el investigador registre uno a uno los campos de descripción de la forma de contenido.
La extracción de datos de forma automática en bloque se hace a través de complementos o plugin para navegadores que algunos de los GRB tienen. Estos complementos identifican la estructura de la forma de contenido y extraen los datos presentes en catálogos, portales de revistas, periódicos, etc y los almacenan en el gestor. En la figura 7 se muestran los plugin de los GRB Zotero, Citavi y Mendeley:
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| Figura 7. Plugin de extracción de datos a través de navegadores web | |
Si usted cuenta con el DOI, ISBN u otro identificador de la fuente podrá incluir el código en el GRB y extraer los datos registrados en otras bibliotecas a través de estos códigos.
Finalmente la importación de datos se puede realizar desde los datos y metadatos descargados de las bases de datos disponibles en la biblioteca de su institución. Así por ejemplo algunas cuentan con herramientas que permiten descargar los datos y metadatos bibliográficos del documento que está consultando. Ver figura 8.
Esta característica de los gestores también se complementa con el acceso web que varios tienen, de tal forma que es posible registrar datos al gestor desde un dispositivo diferente a través del acceso web.
¶ Almacenar
Los gestores de referencias permiten el almacenamiento de datos y de archivos digitales, en su mayoría archivos con extensión .pdf, sin embargo, este almacenamiento está condicionado por las capacidades de almacenamiento dadas a las cuentas de cada usuario o grupo, dependiendo de su característica: comerciales o de acceso libre. Si se quiere contar con más espacio, los GRB de software libre cobrarán por el espacio adicional.
La siguiente tabla muestra las características de almacenamiento dispuesta por algunos gestores:
Tabla 2. Características de almacenamiento ofrecidas por algunos GRB
| Gestor | Almacenamiento gratuito | Almacenamiento por suscripción anual (12 meses) |
|---|---|---|
| Citavi | Gratis durante 30 días con 1 GB de almacenamiento. | 1 GB / 50 GB |
| Mendeley | 2GB | 50 GB / 10 GB |
| Zotero | 300 MB | 2 GB / 6 GB / limitado |
¶ Organizar
Con los GRB es posible organizar las fuentes recopiladas en carpetas o colecciones. Esto quiere decir que se pueden crear carpetas con temas diferentes asociados o no al área de trabajo de cada investigador, así como la edición de la información bibliográfica de cada fuente, búsquedas avanzadas, la identificación y la unificación de ítems duplicados dentro del gestor. Esta característica funciona tanto para las carpetas de la biblioteca privada como para los grupos. En la figura 9 se puede observar como estas carpetas pueden organizarse de forma jerárquica en algunos GRB.
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| Figura 9. Vista de carpetas o colecciones en Zotero, Citavi y Mendeley. | ||
La función de organizar, también permite que se visualicen los datos bibliográficos aplicando diferentes filtros, así por ejemplo es posible visualizar y organizar los datos por autor, tipo de publicación, fecha, título de la revista, publicador etc. Otra característica importante es la posibilidad de agregar palabras clave, que pueden ser insertadas de forma manual o automática cuando se realiza la descarga o extracción de datos desde las bases de datos, periódicos, portal de revistas académicas, páginas web, etc.
¶ Citar
Cada GRB contiene un banco de estilos de citación que podrá utilizar de acuerdo con los requerimientos del documento que esté redactando. Así por ejemplo, los GRB cuentan con estilos de citación tales como APA, Vancouver, Chicago, entre otros, con la posibilidad de agregar y/o editar otros estilos que correspondan al área de conocimiento del autor. En la figura 10 se muestran los estilos de citación ofrecidos por Zotero y Mendeley:
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| Figura 10. Estilos de citación ofrecidos por los GRB Zotero y Mendeley | |
Una vez seleccionado el estilo de citación con el que va a trabajar, podrá insertar las citas que requiera desde el procesador de texto de preferencia, copiándolas en el portapapeles o arrastrándolas desde el gestor hasta el documento. Al finalizar el texto, podrá agregar las referencias para que se inserten al final del documento las fuentes que fueron citadas. Ver apartado Integración con otras aplicaciones.
¶ Visualizar
Algunos GRB contienen herramientas para la visualización de los datos bibliográficos almacenados, con las cuales se pueden hacer diferentes visualizaciones. Por ejemplo con Citavi o Zotero es posible realizar informes de carpetas o colecciones específicas. Ver figura 11.
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| Figura 11. Ejemplo informe de una colección almacenada en el GRB Citavi y Zotero respectivamente. | |
Zotero también permite generar líneas del tiempo de colecciones específicas, como se muestra en la Figura 12:
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| Figura 12. Ejemplo visualización línea del tiempo desde el GRB Zotero |
¶ Colaborar
Otro de los usos más significativos de los GRB es la posibilidad de recopilar fuentes de información en un área de trabajo en equipos para trabajar colectivamente en un proyecto y luego compartir si se quiere todas las fuentes de información recopiladas de forma pública o privada. La figura 13 presenta un ejemplo de cómo se visualiza una colección de referencias de acceso público trabajada desde la opción de grupos para el GRB Zotero:
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| Figura 13. Colección de fuentes del grupo The Value of Natural History Museums https://www.zotero.org/groups/47295/the_value_of_natural_history_museums/library |
Otra forma de colaboración son los feed a través de su lectura o suscripción, con el objetivo de mantenerse actualizado de las nuevas publicaciones en revistas, sitios web y otras fuentes. Esto se logra a través del gestor a través de la suscripción o bien creando un feed sobre un tema específico para compartirlo públicamente(Zotero, 2017)
¶ Integración con otras aplicaciones
Los gestores de referencias bibliográficas pueden usarse en conjunto con otras aplicaciones para facilitar la escritura colaborativa o la visualización de datos bibliográficos. Por esta razón es común encontrar que algunos de los gestores se conectan con aplicaciones complementarias en los navegadores, en los procesadores de texto o en aplicaciones foráneas a través de la extracción de datos.
En los navegadores los GRB trabajan con plugin o complementos para la extracción de datos. Se instalan dependiendo del navegador con el que se trabaje (Chrome, Firefox, Safari, etc) y sirven para leer y extraer datos.
Adicionalmente los procesadores de texto como Word, LibreOffice o Google Docs también trabajan con los GRB a través de complementos para cada procesador, lo que permite que los datos bibliográficos que se almacenan en el gestor puedan ser llamados directamente desde el procesador de texto. En la siguiente se presenta el complemento de Zotero y Citavi instalado en el procesador Word.
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| Figura 14. Complemento para procesador de texto Word de Zotero y Citavi | |
Entre las aplicaciones para escritura que trabajan con gestores de referencias se encuentra el procesador de texto en línea Google Docs, que trabaja con el complemento para navegador donde se instala una pestaña directamente en la interfaz de usuario. Como se muestra en la siguiente imagen:
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| Figura 15. Procesador de texto GoogleDocs con complemento del gestor bibliográfico Paperpile y Zotero |
La recolección de datos bibliográficos a través de los gestores también permite que estos se puedan extraer y crear otro tipo de información, como lo son las coautorías o análisis de citación o mapas de autorías.
Otra de las ventajas de utilizar gestores bibliográficos es que a través de la recolección y extracción de los datos que se almacenan en el gestor es posible visualizarlos en aplicaciones como TableauPublic, VOSviewer, R, entre otros. Aunque cada una de estas tiene posibilidades más allá de la visualización de datos bibliográficos, son de gran utilidad para
Tableau Public es una aplicación que permite la visualización de diferentes tipos de datos, entre estos los datos bibliográficos, para lo cual es necesario extraer los datos desde el GRB en formato .xlsx (excel), - .JSON o .CVS para que se puedan visualizar. Ver figura 16 dónde se puede ver la visualización:
Con la extracción de datos en formato .ris, EndNote y RefWorks desde el gestor de referencias también es posible realizar mapas de coautorías o temáticas a través de la aplicación VOSviewer como los que se muestran a continuación:
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| Figura 18. Mapas de relación temática generado con la aplicación VOSviewer con datos bibliográficos extraídos de un GRB | |
Voyant Tools es una aplicación web que cuenta con herramientas para el análisis de datos desde la web, de tal forma que es posible subir documentos completos o a partir de datos generar visualizaciones.
Por último y con el fin de visibilizar las publicaciones de los investigadores la aplicación BibBase ofrece la posibilidad de crear perfiles y cargar las publicaciones directamente desde los GRB Zotero, Mendeley o un archivo BibTex de forma automática y sincrónica. Es decir que la publicación se agrega al grupo del GRB y este se actualiza en el perfil del autor automáticamente. Ver figura 20.
Esta aplicación contribuye con la visibilización de las publicaciones de los autores nacionales expertos en temas que a nivel internacional se desconocen, por lo que puede ser de gran ayuda.
¶ Consideraciones finales
La selección de un gestor de referencias bibliográficas debe radicar en las necesidades y el alcance requerido por cada institución y/o investigador, de tal forma que se estudien las características que brinda cada gestor, así como el costo beneficio asociado. Razón por la cual es necesario revisar las capacidades de recopilación, almacenamiento, organización, citación, visualización y colaboración.
Dado lo anterior es necesario considerar los siguientes aspectos para la selección de un gestor de referencias. El GRB debe:
- Recopilar datos y metadatos de forma manual y automática de forma permanente desde las bases de datos y otros medios.
- Contener diversidad de formas de contenido más allá de las más reconocidas (artículos de revista, libros, capítulos de libro, etc) dado que no todo lo que se produce en el ámbito académico se reduce a las formas de contenido mencionadas. Por el contrario, existen formas de contenido como cuadros, fotografías, documentos inéditos etc que no todos los gestores incluyen.
- Almacenar y acceder a los datos bibliográficos desde la aplicación de escritorio y desde la web.
- Organizar y gestionar los datos bibliográficos a partir de la creación de colecciones, temáticas o filtros.
- Contar con un banco de estilos de citación amplio o que permita agregar el estilo de citación que se requiera
- Extraer e importar datos sin restricción en diferentes formatos
- Crear grupos públicos y privados que permita la colaboración entre investigadores
Finalmente dado que cada gestor además de las funcionalidades básicas puede contener otras características, también es necesario analizar el valor agregado de cada uno, como las herramientas adicionales, posibilidad de usarlo sin costos asociados, impacto en la visualización de las publicaciones del investigador, generar reportes o visualizaciones, soberanía sobre los datos recolectados, etc.
¶ Referencias
Arévalo, J. A. (2021, septiembre 15). Gestores de referencias en bibliotecas universitarias. Universo Abierto. https://universoabierto.org/2021/09/15/gestores-de-referencias-en-bibliotecas-universita/
Clarivate. (2021). EndNote The best reference management tool. EndNote. https://endnote.com/
Corporation for Digital Scholarship. (2021). Zotero your personal research assistant. https://www.zotero.org/
Mendeley Ltd. (2021). Mendeley—Reference Management Software & Researcher Network. https://www.mendeley.com/?interaction_required=true
Paperpile LLC. (2021). Paperpile: Modern reference and PDF management. Paperpile. https://paperpile.com/
Perkel, J. M. (2020). Streamline your writing—And collaborations—With these reference managers. Nature, 585(7823), 149–150. https://doi.org/10.1038/d41586-020-02491-2
ProQuest LLC. (2021). Refworks. https://www.refworks.com/refworks2/?
Rangaswamy, B. (2021). Researcher’s Perception on Zotero and Mendeley Reference Management Tools: A Study. Library Philosophy and Practice (e-journal). https://digitalcommons.unl.edu/libphilprac/5935
Swiss Academic Software. (2021). Citavi—Reference Management and Knowledge Organization. Citavi. https://www.citavi.com/en
The JabRef team. (2021). JabRef—Free Reference Manager—Stay on top of your Literature. JabRef. https://docs.jabref.org/